Office 365 Revisionssichere E-Mail-Archivierung

GoBD-konforme Archivierung Ihrer E-Mails

Seit einigen Jahren ist die revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für Unternehmen Pflicht. Das gilt selbstverständlich auch bei der Nutzung von Office 365. Die standardmäßige Ablage von E-Mails in Office 365 erfüllt nicht die gesetzlichen Vorgaben. Es wird daher eine Lösung benötigt, die perfekt mit Office 365 zusammenarbeitet, aber unabhängig von Microsoft E-Mails archiviert, sollte einmal der Dienst nicht verfügbar sein.

Was bedeutet „revisionssichere E-Mail-Archivierung“?

Aber zunächst stellt sich die Frage, was „revisionssichere E-Mail-Archivierung“ explizit bedeutet? Sofern E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben, sind diese entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren. Es genügt nicht die E-Mail abzuspeichern. Dokumente sind jederzeit verfügbar, sicher vor Manipulation und vollständig vorzuhalten; dazu zählen auch Anhänge. Zudem ist ein erweiterter Zugriffsschutz sicher zu stellen.

Zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung von Office 365 gibt es bereits zertifizierte Software. Aus unserer Sicht ist eine solche Lösung unverzichtbar, um den GoBD vollständig gerecht zu werden. Die Software besteht in der Regel aus zwei Teilen: zum einen eine leistungsfähige Datenbank und zum anderen eine einfach zu bedienende Oberfläche. Nach Einrichtung wird jede E-Mail unveränderbar abgelegt.

MailStore als zuverlässige Lösung

Nach umfangreicher Evaluation dieser Lösungen haben wir uns 2015 dazu entschieden, Partner für MailStore Server zu werden. Dieser Archivierungsserver kann entweder on premise, in der privaten Cloud oder über Microsoft Azure abgebildet werden. Wir setzen solche Lösungen seit über fünf Jahren in verschiedenen Konfigurationen zur Office 365 E-Mail-Archivierung produktiv ein. Darüber hinaus sind wir hierfür vollständig zertifiziert. Wir zeigen Ihnen gerne in einer Demo die Potentiale einer E-Mail-Archivierung mittels MailStore in Verbindung mit Office 365 und beraten Sie, wie Sie diese in Ihr bestehendes IT-Konzept eingliedern können.